Helsingin Tekniikan Opiskelijat – HTO ry:n Taloudenhoidon ohjesääntö
I luku
Yleisiä määräyksiä
1 § Helsingin Tekniikan Opiskelijat – HTO ry:n (myöhemmin yhdistys) toiminta rahoitetaan jäsenmaksuilla, toiminnan tuotoilla sekä saatavilla lahjoituksilla ja avustuksilla. Yhdistyksellä on oikeus vastaanottaa jälkisäädöksiä ja lahjoituksia, omistaa kiinteistöjä ja arvopapereita sekä kerätä asianmukaisella luvalla varoja tarkoituksensa toteuttamiseksi.
2 § Yhdistyksen varojen hoidossa ja tilinpidossa on noudatettava voimassa olevia lakeja ja asetuksia.
3 § Yhdistyksen hallitus vastaa yhdistyksen taloudenhoidosta ja omaisuudesta.
4 § Sopimukset ja muut asiakirjat allekirjoittavat ne henkilöt, jotka yhdistyksen sääntöjen mukaan ovat siihen oikeutettuja, sekä ilmoitettu patentti- ja rekisterihallitukseen virallisiksi nimenkirjoittajiksi.
Yhdistyksen puolesta annettavan allekirjoituksen tulee, jotta se olisi opiskelijayhdistystä sitova, sisältää Helsingin Tekniikan Opiskelijat – HTO ry:n nimi ja allekirjoittajien tai allekirjoittajan omakätiset nimikirjoitukset.
5 § Yhdistyksen puheenjohtajan tehtävänä taloudenhoidon osalta on:
Tehdä taloudenhoitoa koskevia aloitteita, sekä esitellä taloudenhoitoa koskevat asiat hallitukselle joko itse tai taloudenhoidosta vastaavan henkilön avulla;
sekä;
Tarkastettava, että yhdistyksen ja hallituksen kokousten pöytäkirjoissa on todettuna talouteen liittyvät päätökset ja tarvittavat taloudenhoitoon liittyvät dokumentit.
II luku
Talousarvio
6 § Hallituksen on hyvissä ajoin laadittava tuloista ja menoista talousarvio ja esitettävä se sääntöjen mukaisesti yhdistyksen kokouksen vahvistettavaksi.
Talousarviosta tulee selvitä odotettavissa olevat jäsenmaksutulot, avustukset ja lainat sekä keräyksillä ja muulla toiminnalla koottavat varat, samoin kuin se, miten niitä käytetään.
Talousarvio on laadittava bruttoperiaatetta noudattaen riittävän yksityiskohtaiseksi ja havainnolliseksi niin, että sen eri kohdissa näkyvät toiminnan eri osien ja niiden alaryhmien arvioidut menot ja niitä vastaavat sekä muut arvioidut tulot. Yhdistyksen kokoukselle esitettävässä talousarviossa on oltava viimeinen vahvistettu tilinpäätös ja edellisen vuoden talousarvio.
Talousarviossa ja kirjanpidossa on noudatettava mahdollisimman tarkoin samaa ryhmittelyä.
7 § Taloutta on hoidettava säästäväisesti ja hyväksytyn talousarvion mukaisesti.
Talousarvion ylittäviin suuriin hankintoihin tai muihin menoeriin on saatava yhdistyksen kokouksen hyväksyntä lisämäärärahan saamiseksi.
Kiireellisissä tapauksissa, jolloin lisämäärärahaesitystä ei ehditä yhdistyksen kokoukseen esittää, voi hallitus suorittaa määrärahan ylittävän maksun, mikäli hallitus voi samalla osoittaa vastaavat tulot tai säästöt. Hyväksytyn talousarvion ylitys todetaan tilinpäätöksessä.
III luku
Menot, tulot ja varojen hoito
8 § Yhdistyksen laskut ja muut velvoitteet hyväksyvät ja tarvittaessa vahvistavat nimikirjoituksellaan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai taloudenhoidosta vastaava henkilö. Edellä mainitut henkilöt eivät voi kuitenkaan hyväksyä itseään koskevia laskuja, vaan tällöin hyväksyjänä toimii toinen hallituksen jäsen, jolle on myönnetty nimenkirjoitusoikeus. Laskujen hyväksyjän on tarkistettava, että maksu on yhdistyksen toiminnoista johtuva, sopimuksen mukainen, asiallinen ja hyväksyttävä.
9 § Yhdistyksen rahaliikennettä hoitavat hallituksen tähän tehtävään valitsemat henkilöt, pääasiallisesti ne hallituksen jäsenet, joilla on tilinkäyttöoikeus. Kaikkiin menotositteisiin on liitettävä selvitys sekä maksajan kuittaus.
Yhdistyksen omaisuutta ja vakuuksia saa luovuttaa vain asianomaisella luvalla ja kuittausta vastaan.
10 § Rahankeräyksiä tms. järjestettäessä on noudatettava niistä annettuja säädöksiä, lakeja ja ohjeita sekä aina laadittava riittävästi eritelty tilitys tuloista ja menoista sekä tuloksesta.
IV luku
Kirjanpito
11 § Kirjanpitoa valvoo puheenjohtaja ja rahastonhoitaja.
Kirjanpidon kutakin menoerää osoittavan merkinnän tulee perustua tositteisiin.
Puheenjohtaja ja rahastonhoitaja vastaavat yhdessä hallituksen nimeämän taloushallinnon käytännöstä vastaavan henkilön tai tahon kanssa siitä, että kirjanpidon viennit merkitään oikeille tileille.
12 § Kalustosta tai muusta käyttöomaisuudesta on pidettävä luetteloa tai kortistoa, jossa on esineiden nimet, tuntomerkit, kuten koneiden numerot sekä määrät ja säilytyspaikat. Luetteloon on välittömästi merkittävä vuoden aikana tapahtuneet muutokset.
Hallitus päättää käyttöomaisuudesta suoritettavista poistoista, jotka on esitettävä tilinpäätöksessä. Samoin hallitus päättää käytöstä poistettavasta käyttöomaisuudesta sille laaditun luettelon perusteella.
V luku
Tilinpäätös
13 § Yhdistyksen tilivuosi on kalenterivuosi. Puheenjohtaja esittää hallitukselle hyväksyttäväksi tilinpäätösehdotuksen.
14 § Hallituksen on annettava helmikuun loppuun mennessä tilit liitteineen toiminnantarkastajien tarkastettaviksi. Toiminnantarkastajien tulee palauttaa ne lausunnollaan varustettuna maaliskuun 10. päivään mennessä, kuitenkin viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta.
Hallituksen on esitettävä tilinpäätös ja toiminnantarkastajien lausunto yhdistyksen kevätkokoukselle hyväksymistä ja vahvistamista sekä vastuuvapauden myöntämistä varten.
VI luku
Toiminnantarkastus
15 § Yhdistyksen syyskokous valitsee yhdistyksen sääntöjen mukaisesti toiminnantarkastajat ja heille varahenkilöt.
16 § Hallitus on velvollinen antamaan toiminnantarkastajien käytettäväksi kaiken sen aineiston, jonka nämä katsovat tarvitsevansa toiminnantarkastuksessa.
17 § Toiminnantarkastajien on todettava, onko yhdistyksen kirjanpidossa noudatettu hyvää kirjanpitotapaa.
18 § Toiminnantarkastajien tulee perehtyä yhdistyksen kokouksen pöytäkirjoihin ja tarkastaa, onko niiden päätöksiä noudatettu ja onko pöytäkirjat asianmukaisesti tarkistettu ja allekirjoitettu. Heidän tulee perehtyä myös hallituksen antamaan toimintakertomukseen sekä hallituksen, eri jaostojen ja toimikuntien pöytäkirjoihin.
19 § Toiminnantarkastajien on annettava toimittamastaan tarkastuksesta kertomus, jossa on mainittava toiminnantarkastajien saama käsitys yhdistyksen hallinnosta sekä tileistä ja tiliasemasta. Kertomuksesta tulee käydä selville myös toiminnantarkastajien kanta tilinpäätöksen vahvistamiseen ja vastuuvapauden myöntämiseen, sekä taloudenhoidosta ja kirjanpidosta.
VII luku
Erinäisiä määräyksiä
20 § Tästä taloudenhoidon ohjesäännöstä on yhdistyksen syyskokouksessa valituille toiminnantarkastajille ja muille asianosaisille viipymättä todistettavalla tavalla annettava tieto.
21 § Muutoksista tähän ohjesääntöön päättää yhdistyksen kokous kahden kolmasosan (2/3) enemmistöllä paikalla olevista jäsenistä.
22 § Tämä ohjesääntö on hyväksytty Helsingin Tekniikan Opiskelijat – HTO ry kokouksessa 28.02.2022 ja astuu voimaan välittömästi.