Helsingin Tekniikan Opiskelijat – HTO ry:n Kerho-ohjesääntö
1 § Kerho
Näissä ohjesäännöissä annetaan määräykset Helsingin Tekniikan Opiskelijat – HTO ry:n (myöhemmin yhdistys) kerhojen toiminnasta.
Kerholla tarkoitetaan yhdistyksen alaisena toimivaa kerhoa, kiltaa tai rekisteröityä yhdistystä.
2 § Perustaminen
Yhdistyksen varsinainen jäsen tai hallituksen alumni voi perustaa kerhon.
Yhdistyksen kerhoksi voidaan hyväksyä myös jo olemassa oleva rekisteröity yhdistys, kerho, tai kilta.
Yhdistyksen kerhoksi haetaan toimittamalla yhdistyksen hallitukselle kirjallinen hakemus ja selvitys toiminnan tavoitteista.
Yhdistyksen hallitus päättää kokouksessaan voidaanko kerho hyväksyä Helsingin Tekniikan Opiskelijat – HTO ry:n kerhoksi.
Kerhon on pidettävä perustamiskokous viimeistään kuusikymmentä (60) vuorokautta yhdistyksen hallituksen kokouksen jälkeen, jossa kerho hyväksyttiin yhdistyksen kerhoksi.
Perustamiskokouksessaan kerho hyväksyy kerhon säännöt. Perustamiskokouksesta on tehtävä pöytäkirja, joka toimii kerhon perustamiskirjana. Kerhon säännöt ja perustamiskirja on toimitettava neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa perustamiskokouksesta yhdistyksen hallitukselle hyväksyttäväksi.
Kerhon toiminta ei saa olla ristiriidassa tämän ohjesäännön, yhdistyksen sääntöjen, hyvien tapojen tai lakien ja asetusten kanssa.
3 § Kerhojen vastuuhenkilöt
Kerhon vastuuhenkilö on kerhon puheenjohtaja.
Kerhon tulee ilmoittaa vastuuhenkilö yhdistyksen hallitukselle samalla kun hakemus kerhon perustamiseksi toimitetaan.
Muut mahdolliset vastuuhenkilöt kerhon tulee valita perustamiskokouksessaan.
Kerhon vastuuhenkilön tulee olla yhdistyksen varsinainen jäsen tai hallituksen alumni.
Vastuuhenkilö vastaa kerhon taloudesta, toiminnasta ja tiedottamisesta yhteistyössä yhdistyksen kerhoista vastaavan hallituksen jäsenen kanssa.
Vastuuhenkilöiden yhteystiedot on toimitettava yhdistyksen hallitukselle vuosittain, tai kun ne muuttuvat.
4 § Kerhon säännöt
Jokaisella yhdistyksen kerholla on oltava säännöt. Kerhon on hyväksytettävä säännöt ja sääntömuutokset yhdistyksen hallituksella ennen niiden voimaantuloa.
Kerhon säännöt eivät saa olla ristiriidassa yhdistyksen sääntöjen ja tämän ohjesäännön kanssa.
Kerhon säännöt eivät saa vahingoittaa tai hankaloittaa yhdistyksen tarkoitusta tai toimintaa.
5 § Kerhojen rahoitus ja talous
Kerhoilta edellytetään vastuullista sekä hyvien tapojen mukaista talouden- sekä kirjanpitoa.
Kerhot voivat kerätä jäsenmaksuja, sponsoriavustuksia ja osallistumismaksuja järjestettävistä tapahtumista ja matkoista.
Yhdistyksen hallitus voi myöntää taloudellista tukea hyväksymälleen kerholle avustuksena. Avustukset myönnetään yhdistyksen talousarvioon asetetuista määrärahoista.
Taloudellista tukea myönnetään kerhon varsinaiseen toimintaan tai erityisesti ilmoitettua asiaa varten.
Avustuksista on toimitettava kirjallinen hakemus sekä tositteet. Avustushakemus on toimitettava yhdistyksen hallitukselle ennen tilaisuutta tai viimeistään kolmekymmentä (30) vuorokautta tilaisuuden jälkeen.
Avustuksen väärinkäytöstä seuraa kyseenomaiselle kerholle avustusten epääminen tai avustusten takaisinmaksu.
Kerhon ollessa maksukyvytön avustuksia määrättäessä takaisin maksettavaksi vastaa takaisin maksettavasta avustuksesta kerhon ilmoitetut vastuuhenkilöt omalla varallisuudellaan tai omaisuudellaan.
Jos kerhon vastuuhenkilöt todetaan maksukyvyttömiksi tai he kieltäytyvät takaisinmaksun suorittamisesta, voidaan syntynyt velka siirtää perittäväksi.
Kerho voi hakea toiminnalleen perusavustusta. Perusavustusta kerhon varsinaiseen toimintaan voi hakea puolivuosittain. Kevätkaudelle hakemukset tulee toimittaa helmikuun loppuun mennessä ja syyskaudelle syyskuun loppuun mennessä.
Erityisesti ilmoitettua asiaa varten hakemuksia voi toimittaa myös muina aikoina.
6 § Jäseneksi liittyminen
Kerhoihin voivat liittyä kaikki Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijat, ellei kerhon säännöissä toisin määrätä.
7 § Toimikausi
Kerhojen toiminta- ja tilikausi on kalenterivuosi.
8 § Kerhotoiminnan tarkastaminen
Yhdistyksen hallitus tukee ja valvoo kerhojen hallintoa sekä toimintaa aktiivisesti. Tätä varten yhdistyksen hallitus voi nimetä yhden tai useamman hallituksen jäsenistä kerhojen yhteyshenkilöksi.
Kerhojen yhteyshenkilön tulee tavata kunkin kerhon vastuuhenkilö vähintään kerran toimikauden aikana.
Kerhot toimittavat yhdistyksen hallitukselle vuosittain selvityksen toiminnan tavoitteista ja tarkoituksesta, sekä arvion tuloista ja menoista joulukuun loppuun mennessä.
Asiakirjojen toimittamisesta kerhon vastuuhenkilöä muistuttaa yhdistyksen kerhojen vastaava hallituksen jäsen syyskuun aikana.
Asiakirjojen toimittamatta jättäminen määräaikaan mennessä vaikuttaa myönnettävien avustusten määrään.
Jos asiakirjoja ei toimiteta kuusikymmentä (60) vuorokautta määräajan umpeuduttua katsotaan kerhon päättäneen toimintansa ja se lakkautetaan.
Kerhon lakkauttaminen vastaa menettelyltään 9 § tarkoittamaa toiminnan päättämistä.
Yhdistyksen hallituksella on oikeus tutustua kerhojen kokouksien pöytäkirjoihin.
9 § Toiminnan päättäminen
Kerhon toiminnan päättyessä, siirretään kerhon omaisuus ja varat yhdistykselle.
Toiminnan katsotaan päättyneen, mikäli perusteetta kerholla ei ole ollut toimintaa viimeiseen vuoteen tai toiminnalle ei löydetä vastuuhenkilöä.
10 § Ohjesäännön muuttaminen
Muutoksista tähän ohjesääntöön päättää yhdistyksen kokous kahden kolmasosan (2/3) enemmistöllä paikalla olevista jäsenistä.
11 § Voimaantulo
Tämä ohjesääntö on hyväksytty yhdistyksen kokouksessa 28.02.2022 ja astuu voimaan välittömästi.